Messaggi per segreteria telefonica: 12 esempi per un negozio online

Sei in magazzino con le mani nei pacchi, e il telefono del negozio squilla. Non fai in tempo a rispondere: parte la segreteria.

Dall’altra parte c’è un cliente che vuole sapere se la sua taglia è disponibile. In quel momento il messaggio registrato è l’unica cosa che il negozio gli dice. Ho messo alla prova le principali piattaforme di agenti vocali AI su negozi veri, poi ho creato RuleInside. Il nostro agente AI risponde anche al telefono, quindi è un tema che conosco bene.

Per questa guida ho letto i primi 20 risultati organici di Google in Italia per messaggi per segreteria telefonica. Di questi, 11 propongono messaggi di esempio per aziende, ma nessuno usa la parola ecommerce. Dei primi 20 risultati, solo 4 hanno un messaggio che parla di ordini. Qui trovi 12 messaggi scritti per un negozio online, e cosa fare quando la segreteria non basta.

Il messaggio della segreteria di un negozio online deve dire cinque cose, in poche frasi. Il cliente deve capire quale negozio ha raggiunto, perché nessuno risponde e quando trova qualcuno. Deve sapere anche dove avere subito una risposta e quando arriva la richiamata. CloudTalk, che vende un software per le chiamate, elenca sette elementi chiave. Tra questi ci sono presentarsi, dare indicazioni chiare e indicare i tempi di risposta.^[1]

La richiamata è una promessa al cliente. Telephonevox, che registra messaggi per le aziende, consiglia di promettere una richiamata in breve tempo. Poi aggiunge: "ovviamente sarà necessario mantenerla".^[2] Prometti quindi solo un tempo che riesci a rispettare anche nelle settimane piene.

Chiedi solo quello che ti serve per richiamare: nome, numero e motivo della chiamata. Per un negozio online aggiungi il numero d’ordine. In un altro articolo, un messaggio di esempio di Telephonevox chiede proprio "il numero dell’ordine o l’ID cliente".^[3] Con il numero d’ordine apri subito l’ordine giusto, prima di richiamare.

Alcune frasi si sentono ovunque. CloudTalk ne cita una: "La tua chiamata è importante per noi". Secondo CloudTalk è stata usata così tante volte da non fare più una buona impressione.^[1] Al posto di quella frase, dai un’informazione utile: un orario, un indirizzo email o la pagina del sito con lo stato dell’ordine.

A negozio chiuso, il messaggio dice subito quando torni a rispondere e dove trovare una risposta nel frattempo. Ecco quattro messaggi da adattare. Sostituisci le parti tra parentesi quadre con i dati del tuo negozio.

1. Fuori orario. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Rispondiamo al telefono dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00. Per seguire un ordine già spedito, usa il codice di tracciamento nell’email di spedizione. Lascia nome e numero: ti richiamiamo entro [quando].
2. Fine settimana. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Nel fine settimana il telefono è spento, ma puoi ordinare sul sito come sempre. Scrivici su WhatsApp al [numero]: rispondiamo lunedì dalle 9:00.
3. Mentre prepari le spedizioni. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Ora stiamo preparando le spedizioni e non possiamo rispondere. Scrivici su WhatsApp, o lascia nome e numero d’ordine: ti richiamiamo entro [quando].
4. Il cellulare del titolare. Ciao, sono [nome], di [nome del negozio]. Ora non posso rispondere. Scrivimi su WhatsApp o lascia un messaggio: ti richiamo entro sera.

Ogni messaggio qui sopra indica dove trovare una risposta senza aspettare: WhatsApp, l’email o il sito. Così il cliente non deve aspettare la richiamata per fare una domanda semplice. Nei primi 20 risultati, solo 2 pagine indicano WhatsApp come alternativa. Sono entrambe di BeeMedia, uno studio di registrazione di Milano.^[4] Se usi WhatsApp per il negozio, dillo nel messaggio e scandisci bene il numero.

Scrivi gli orari come li diresti a voce, e controlla che siano gli stessi del sito. Se il sito dice fino alle 18:00 e la segreteria fino alle 17:00, il cliente non sa a chi credere.

Il messaggio per le ferie deve dire quando torni a rispondere e quando partono gli ordini. Qui un negozio online è diverso da un ufficio: il sito resta aperto anche in vacanza. Il cliente può ordinare, ma deve sapere quando parte il pacco.

In Italia questa ricerca cresce d’estate. Per Ubersuggest, a luglio 2026 le ricerche di messaggi per segreteria telefonica sono state 1.900. A ottobre 2025 erano 320. Dei primi 20 risultati, 6 propongono un messaggio per le ferie o le festività. Ecco due messaggi pensati per un negozio online.

5. Ferie estive. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Siamo in ferie dal [giorno] al [giorno] agosto. Puoi ordinare sul sito: gli ordini partono dal [giorno]. Per un ordine già fatto, scrivi a [email].
6. Feste di fine anno. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Siamo chiusi per le feste: torniamo a rispondere dal [giorno]. Gli ordini fatti dopo il [giorno] partono il [giorno]. Per tutto il resto, scrivici su WhatsApp al [numero].

Le ferie riguardano tutto il negozio, non solo il telefono. Nel 2024, nella community italiana di Shopify, chi gestiva un negozio voleva metterlo in pausa per le ferie. Chiedeva come avvisare i clienti.

Decidi prima se il negozio resta aperto con le spedizioni rimandate, o se va in pausa. Poi scrivi la stessa cosa sul sito, nelle email automatiche e in segreteria. Se il sito dice una data e la segreteria un’altra, il cliente non sa quale vale.

A un negozio online si telefona per un ordine, una spedizione, un reso o un prodotto. Sono domande diverse da quelle di un ufficio, e i primi risultati di Google le trattano poco. Dei primi 20 risultati, solo 4 parlano di ordini: hanno un messaggio di esempio per chi chiama per un ordine. Ecco tre messaggi per queste chiamate.

7. Dov’è il mio ordine. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Se chiami per un ordine, trovi il codice di tracciamento nell’email di spedizione. Se non lo trovi, lascia nome e numero d’ordine: ti richiamiamo entro [quando].
8. Reso o cambio. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Per un reso o un cambio, trovi le istruzioni sul sito, nella pagina [nome della pagina]. Hai [numero] giorni dalla consegna. Per un prodotto difettoso, lascia il numero d’ordine.
9. Prima di comprare. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Taglie e disponibilità sono aggiornate sulla pagina di ogni prodotto. Per altre domande, scrivici su WhatsApp al [numero], o lascia un messaggio.

Nel messaggio scrivi i giorni che il tuo negozio concede per il reso, gli stessi delle condizioni sul sito. Per gli acquisti online c’è un minimo di legge. Salvo alcune eccezioni, secondo il Codice del consumo il consumatore "dispone di un periodo di quattordici giorni per recedere".^[6] Per i beni, i giorni si contano da quando il cliente riceve la merce.^[6] Se concedi più di 14 giorni, nel messaggio indica i giorni del tuo negozio.

A volte il cliente chiama perché la pagina prodotto lo confonde. Nel 2021, chi gestiva un negozio Shopify lo raccontava nella community italiana. La sua pagina segnava come esaurito un colore ancora disponibile in alcune taglie.

Per un ordine, invece, la risposta sta nei dati del negozio. In WooCommerce ogni ordine ha uno stato. Nella versione italiana, gli stati si chiamano per esempio In attesa di pagamento, In lavorazione e Completato.^[8] La documentazione di WooCommerce, in inglese, li chiama pending payment, processing e completed.^[9] Per la documentazione, lo stato Completato vuol dire evaso: non dice che il cliente ha ricevuto il pacco.^[9] La segreteria non legge questi stati: qualcuno deve aprire l’ordine e poi richiamare il cliente.

Nei giorni di picco il messaggio deve dire subito dove trovare le risposte più chieste. Nessuno dei primi 20 risultati parla di Black Friday o di saldi. Se vendi online, sono le settimane in cui conviene cambiare il messaggio. Ecco tre messaggi per quelle settimane.

10. Black Friday. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Gli sconti del Black Friday valgono fino a [giorno]. Per seguire un ordine già spedito, usa il codice di tracciamento nell’email di spedizione. Lascia nome e numero: ti richiamiamo entro [quando].
11. Saldi. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. I saldi durano fino al [giorno]. Le regole per cambi e resi sui capi in saldo sono sul sito. Lascia il numero d’ordine e ti richiamiamo.
12. Con un menu. Ciao, hai chiamato [nome del negozio]. Per un ordine già fatto, premi 1. Per un reso, premi 2. Per tutto il resto, resta in linea.

Il messaggio con il menu funziona solo se il tuo numero passa da un centralino con il menu vocale. CloudTalk propone un esempio simile: "Se chiami per un ordine esistente, premi 1".^[1] Spiego come scegliere un centralino, e quanto costa, nella guida al centralino virtuale VoIP per un negozio online.

Un menu smista la chiamata, ma non la risolve. Se il tasto 1 fa squillare solo il tuo cellulare, nei giorni di picco la chiamata torna in segreteria.

Il messaggio della segreteria deve durare meno di 30 secondi. Dei primi 20 risultati, solo 3 indicano una durata. Nessuno consiglia più di 30 secondi. Telephonevox scrive che il messaggio "non deve essere superiore ai venti secondi, massimo trenta".^[2] Per ElevenLabs, che vende voci sintetiche, i messaggi vanno tenuti "sotto i 30 secondi".^[10]

CloudTalk dà tre indicazioni nella stessa pagina. In un punto consiglia di dire l’essenziale in 20 o 25 secondi. Poi consiglia di non superare i 30 secondi. Più avanti scrive che la durata consigliata è tra i 24 e i 30 secondi al massimo.^[1] Il limite comune è quindi mezzo minuto.

Chi chiama deve ascoltare tutto il messaggio prima di lasciare il suo. ElevenLabs lo spiega così: "Ogni secondo in più del messaggio è un secondo in più di attesa per i clienti".^[10] Negli esempi di ElevenLabs, i messaggi durano da 10 a 28 secondi.

Leggi il messaggio ad alta voce con il cronometro del telefono. Se supera i 30 secondi, togli prima i saluti ripetuti e le frasi di cortesia. Tieni il nome del negozio, gli orari, il posto dove scrivere e la richiamata.

Nel messaggio della segreteria usa la stessa forma che usi sul sito e nelle email. Se sul sito dai del tu, dai del tu anche in segreteria. Dei primi 20 risultati, 11 propongono messaggi di esempio in italiano per aziende. Solo 3 usano il tu in tutti gli esempi, e 1 usa solo il lei. Gli altri 7 mescolano due o tre forme: il tu, il lei e il plurale.

A volte la forma cambia dentro lo stesso messaggio. Un esempio di Telephonevox apre con "Buona sera, ha contattato NOME AZIENDA: momentaneamente siamo chiusi e seguiamo i seguenti orari". Lo stesso messaggio poi chiude con "Lasciateci i vostri dati e verrete ricontattati".^[2]

Mescolare le forme non è solo una questione di stile. In un articolo del 2022 su Treccani Magazine, Rosa Pugliese ha studiato come Trenitalia scrive ai clienti. Nei testi di servizio, scrive, cambiare forma per rivolgersi al cliente "rivela una certa incoerenza".^[11] Un messaggio di segreteria è un testo di servizio: dice al cliente orari, tempi e cosa fare.

Il tu, poi, non è una scelta strana. Già nel 2010 l’Enciclopedia dell’Italiano Treccani notava che il tu è diffuso anche tra venditore e cliente.^[12]

Un negozio online parla al cliente in molti punti: le schede prodotto, le email, la chat, il telefono. Se ogni punto usa una forma diversa, il negozio sembra fatto di pezzi messi insieme. I 12 messaggi di questa guida danno del tu, come il nostro sito.

Il lei ha senso se lo usi già sul sito, per esempio con una clientela di professionisti. In quel caso, riscrivi tutti i messaggi al lei, senza mescolare le forme.

Puoi registrare il messaggio della segreteria in tre modi: con la tua voce, con una voce sintetica o con uno speaker professionista. Il primo è gratuito, la voce sintetica ha anche opzioni gratuite, lo speaker si paga. Dei primi 20 risultati, 9 sono di aziende che vendono voci, registrate o sintetiche.

È il modo più semplice. Scrivi il testo, trova una stanza silenziosa e registra dal telefono o dalla segreteria. La tua voce ha un vantaggio per un negozio piccolo: un cliente abituale la riconosce.

Una voce sintetica legge il testo che scrivi. Secondo Ubersuggest, su Google il primo risultato per questa ricerca è un generatore di Narakeet. Permette di creare 20 messaggi gratis.^[13] Poi servono i piani a pagamento. Per le stime di Ubersuggest, questo risultato riceve 251 dei 339 clic che vanno ai primi 20 risultati. Anche ElevenLabs spiega come creare il messaggio con la sua sintesi vocale e caricarlo sul telefono.^[10]

Uno studio di registrazione fa leggere il testo a uno speaker. BeeMedia, a Milano, registra i messaggi in 48 ore, a partire da €120 più IVA.^[4] Anche TIM Business vende messaggi letti da speaker, consegnati in 48 ore. Un messaggio costa €80 più IVA, una tantum, con un testo di massimo 200 caratteri.^[14] La voce è più curata, ma ogni modifica è un’altra registrazione. Se cambi orari a ogni stagione, conviene un messaggio che puoi rifare da solo.

Il messaggio della segreteria si cambia in modo diverso per ogni operatore e per ogni tipo di linea. Prima di tutto, controlla da dove passa il numero del negozio. Se usi un centralino virtuale, registri il messaggio nel pannello del centralino, non con i codici dell’operatore. Ecco cosa dicono le pagine di assistenza degli operatori, lette il 24 ottobre 2026.

Per i privati, Iliad include la segreteria nelle offerte mobile e fibra.^[21][22]

Sulla linea fissa TIM in fibra puoi registrare due messaggi diversi. Componi *#64# per entrare nella casella vocale, poi premi 2 per le opzioni e 2 per gli annunci di benvenuto. Premi 1 per il messaggio quando nessuno risponde, 2 per la linea occupata o non raggiungibile.^[15] Così puoi dire ora non possiamo rispondere in un caso, e siamo al telefono con un altro cliente nell’altro.

Per i clienti WindTre attivati dal 18 novembre 2019, ascoltare la segreteria dallo smartphone è gratuito. Vale in Italia e nell’UE.^[23] Per le linee attivate dal 16 marzo 2026, però, la continuità del servizio è "sin da ora non garantita". WindTre spiega che l’attuale servizio di segreteria sarà dismesso un po’ alla volta.^[23] Se il numero del negozio è una di queste linee, chiedi all’operatore cosa succederà alla segreteria.

Su Vodafone Business, il servizio Chiamami avvisa con un SMS delle chiamate ricevute ed è attivo in automatico sulle SIM. Con la segreteria attiva, l’SMS arriva "solo se chi ti chiama non lascia il messaggio dopo il segnale acustico".^[24] Così sai chi ha riattaccato senza lasciare un messaggio, e puoi richiamarlo.

Chi trova la segreteria perde la risposta: la segreteria registra la domanda, ma non la risolve. Il cliente deve aspettare la richiamata, o cercare la risposta da solo. Non ho trovato nessuno studio che misuri quanti clienti italiani riattaccano senza lasciare un messaggio.

Tra i primi risultati, CloudTalk scrive che circa l’80% "dei clienti che trovano la segreteria non lascia un messaggio".^[1] Ho seguito il link della pagina fino a un articolo di Forbes del 2014, scritto da una collaboratrice. L’ho letto nella copia dell’archivio web. L’articolo attribuisce il dato a "recent statistics" (statistiche recenti), ma non dice quali.^[25] Poi presenta un servizio di risposta telefonica.

Su cosa fa chi non trova risposta, ho trovato un solo sondaggio che dichiara il campione. È di CallRail, che vende software per le chiamate e un agente telefonico AI. Su 1.000 consumatori statunitensi, il 42% dice di lasciare un messaggio quando l’azienda non risponde. Il 24% dice di passare alla chat online, il 21% di chiamare subito un’altra azienda.^[26] La pagina non dice come e quando sono state fatte le domande, e il campione non è italiano.

Il 24 ottobre 2026 ho fatto quattro domande, nella chat del sito, all’agente del nostro negozio dimostrativo. Sono domande che un cliente potrebbe lasciare in segreteria. Velàri Skincare è il nostro negozio dimostrativo, non quello di un cliente.

• Per un ordine non ancora arrivato, l’agente ha chiesto il numero dell’ordine, l’email e il codice postale di fatturazione.
• Per un reso, ha risposto che i prodotti non aperti si possono restituire entro 30 giorni dalla consegna.
• Per gli orari, ha detto che il negozio è solo online e risponde 24 ore su 24.
• Per parlare con una persona, ha proposto di far richiamare il cliente dal team del negozio.

Le risposte erano in italiano. Il saluto iniziale dell’agente, invece, era in inglese, come il negozio dimostrativo. Non ho provato a chiamare: il test riguarda la chat. Rispetto alla segreteria, la risposta arriva durante la conversazione, non con la richiamata.

Chi risponde quando non puoi dipende da cosa usi: la segreteria registra, il centralino smista, un agente AI risponde. Ci sono tre strade, e a volte la prima basta.

Va bene se le chiamate sono poche e richiami ogni giorno. Con un buon messaggio, il cliente sa quando trovarti e dove scrivere. Ogni risposta, però, resta a te.

Va bene se in negozio siete in due o più. Il centralino porta la chiamata al telefono giusto, con orari, menu e segreteria. Ho confrontato prezzi e funzioni nella guida al centralino virtuale VoIP. Anche con un centralino, però, a rispondere è sempre una persona. Quella persona non deve per forza essere tu: un servizio di segreteria virtuale risponde alle chiamate per conto tuo. Trovi i prezzi di due servizi di questo tipo nella guida all’outsourcing ecommerce.

È la strada che vendo io, quindi tienine conto. Il nostro centralino AI risponde ai clienti al telefono e in chat, leggendo in tempo reale catalogo e ordini. Puoi tenere il numero del negozio: lo colleghiamo con l’inoltro delle chiamate o trasferendolo da noi. Quando il cliente chiede una persona, l’agente trasferisce la chiamata in diretta al tuo telefono. Su tutto ciò che riguarda i soldi decide una persona. Lo configuriamo e lo gestiamo noi.

1. Quante chiamate ricevi in una settimana normale, e quante in una settimana di saldi?
2. Entro quando riesci a richiamare, anche nei giorni pieni?
3. Quante domande riguardano un ordine, e quante un prodotto o un reso?
4. Chi apre l’ordine quando il cliente chiede a che punto è?
5. Il tuo numero deve restare lo stesso?