Centralino virtuale VoIP per un negozio online: costi e limiti

Squilla il telefono mentre chiudi un pacco. È un cliente che chiede se il suo ordine è partito. Rispondi tu, dal cellulare, con le mani occupate.

Un centralino virtuale VoIP promette di mettere ordine in queste chiamate. Ho passato l’ultimo anno a mettere alla prova le piattaforme vocali AI su negozi veri, poi ho creato RuleInside. Il nostro agente AI risponde anche al telefono, quindi è un tema che conosco bene. Per questa guida ho letto i primi 20 risultati di Google in Italia per voip centralino virtuale. Ho letto anche i listini di cinque fornitori e le regole dell’AGCOM, l’autorità per le comunicazioni, sulla portabilità del numero. Nessuno dei 20 risultati nomina WooCommerce.

Un centralino virtuale VoIP è un centralino telefonico che non sta nella tua sede, ma su un server del fornitore. 3CX, che vende centralini, lo descrive come un sistema "installato nel cloud e fornito come servizio attraverso la rete".^[1] Il fornitore lo installa e lo gestisce al posto tuo.

VoIP significa Voice over IP: le telefonate viaggiano sulla connessione internet invece che sulla vecchia linea telefonica.^[2] Il centralino riceve ogni chiamata in arrivo e decide dove farla squillare. Può essere il telefono sulla scrivania, il computer o un’app sul cellulare.

Il centralino tradizionale è una scatola collegata ai telefoni dell’ufficio, con i suoi cavi e la sua manutenzione. Con quello virtuale imposti tutto da un pannello web: orari, numeri interni, messaggi. Se il negozio cresce, aggiungi un interno senza chiamare un tecnico. Se lavori da casa o dal magazzino, il numero del negozio ti segue sull’app.

Un centralino virtuale smista le chiamate, ma non sa niente del tuo negozio. Non vede gli ordini, la disponibilità dei prodotti o le tue condizioni di reso. Quando un cliente chiede dov’è il suo pacco, il centralino fa squillare un telefono. Risponde solo chi solleva la cornetta.

Una chiamata al centralino virtuale segue sempre lo stesso percorso, che decidi tu nel pannello. EhiWeb è un operatore VoIP. Spiega che il centralino è ospitato in un datacenter che gestisce tutte le chiamate in entrata e in uscita.^[2] In pratica, i passaggi sono cinque.

1. Il cliente chiama il numero del negozio, quello che trova sul sito o nell’email di conferma.
2. L’operatore VoIP porta la chiamata al centralino virtuale.
3. Il centralino applica le tue regole: orari di apertura, menu vocale, coda di attesa.
4. Squilla un interno: un telefono IP, un software sul computer o l’app sul cellulare.
5. Se nessuno risponde, la chiamata va in segreteria o passa a un altro numero.

Serve prima di tutto una connessione stabile. Per EhiWeb qualsiasi linea in fibra va bene, se l’operatore che la fornisce supporta il VoIP.^[2] Poi serve un apparecchio per rispondere. Non devi per forza comprare telefoni nuovi: puoi usare l’app del fornitore sul cellulare. Dei primi 20 risultati di Google per questa ricerca, 17 parlano di app, smartphone o cellulare.

Al resto pensa il fornitore: il server, gli aggiornamenti e il numero. Prima di attivare il centralino, controlla con il fornitore che la tua linea e i tuoi apparecchi siano compatibili.

Un centralino virtuale lavora con un numero fisso normale, con il prefisso di una città. Nel listino di OpenVOIP un numero geografico è incluso nel canone di ogni profilo.^[3] EhiWeb offre un numero fisso di prova "con prefisso della tua città".^[2] Se il negozio ha già un numero, conviene tenerlo: i clienti lo trovano sul sito, nelle email e sulle fatture.

A un negozio online servono poche funzioni del centralino virtuale, ma vanno scelte bene. I fornitori ne elencano decine. Nella tabella trovi quelle che contano quando a rispondere sono una o due persone. Per dire cosa fa ogni funzione, uso le definizioni dei fornitori.

Queste funzioni tornano anche nei primi 20 risultati di Google per questa ricerca. Il menu vocale è descritto in 15 pagine su 20, l’inoltro delle chiamate in 12.

Se rispondi solo tu, parti da orari, inoltro sul cellulare e segreteria via email. Il menu vocale serve quando ci sono più persone a cui smistare le chiamate. Con una sola persona, per il cliente è soltanto un passaggio in più.

Nei listini qui sotto, il canone base di un centralino virtuale VoIP va da €5 a circa €25 al mese. Il prezzo cambia con il numero di interni e con le funzioni incluse. Ecco i listini letti il 21 ottobre 2026 sulle pagine dei fornitori.

Su OpenVOIP il profilo da €5 non ha inoltro né segreteria: arrivano con il profilo da €6. Il menu vocale (IVR), le code e gli orari (la modalità giorno/notte) arrivano solo con il profilo Full, da €17.^[4] Prima di confrontare due prezzi, controlla che includano le stesse funzioni.

In listino ci sono anche licenze singole. Il negozio online Ezdirect vende una licenza per un interno di un centralino Yeastar a €3,90, IVA esclusa. La pagina del prodotto non dice per quale periodo.^[6] Con una licenza paghi il software del centralino: chiedi cosa include e per quanto tempo vale.

OpenVOIP scrive che al canone vanno sommate le chiamate in uscita e i servizi aggiuntivi.^[3] Su OpenVOIP le chiamate in entrata sono gratuite. Le chiamate in uscita verso i fissi costano 1,35 centesimi al minuto, quelle verso i cellulari 8,85 centesimi, IVA esclusa.^[4] Se richiami spesso i clienti sul cellulare, questa voce pesa sul conto.

Controlla anche il periodo: MyCentralino indica il prezzo ogni 30 giorni, gli altri al mese. E guarda se il prezzo è con o senza IVA.

Oltre al canone, chiedi tre cose: il costo di attivazione, il costo di disattivazione e la durata minima del contratto. OpenVOIP, per esempio, scrive che non ci sono costi di attivazione o disattivazione, né una durata minima del contratto.^[3] MyCentralino indica €0 di attivazione.^[5] Poi chiedi se i telefoni sono inclusi o se rispondi con l’app.

Un centralino virtuale gratis esiste, ma con dei limiti. 3CX offre la versione SMB Free, "gratuita per sempre, fino a un massimo di 10 utenti".^[7] La stessa pagina avverte che potresti dover pagare l’hosting, cioè il server su cui gira.

3CX scrive anche che alcuni centralini gratuiti "possono essere molto difficili da installare e gestire".^[7] Per un negozio senza un tecnico, il tempo per installarli e gestirli ha un costo. Serve poi una linea che porti le chiamate al centralino: si chiama trunk SIP e la fornisce un operatore. 3CX consiglia di verificare quali trunk SIP sono compatibili con il tuo sistema.^[7]

EhiWeb e MyCentralino offrono una prova senza costi: 30 giorni il primo, 14 il secondo.^[2][5] È utile per capire se il servizio fa per te. Se continui dopo la prova, paghi il canone del profilo che hai scelto. Quindi scegli per la prova il profilo che terrai.

La domanda giusta non è se il centralino costa zero. Conta piuttosto quanto tempo ti chiede ogni settimana, e chi lo sistema quando qualcosa smette di funzionare.

Sì, puoi tenere il numero del negozio quando passi a un centralino virtuale. Si chiama portabilità del numero, e in Italia è l’AGCOM a fissarne le regole. La delibera 103/21/CIR ha accorciato i tempi. Oggi il passaggio può avvenire già 3 giorni lavorativi dopo la richiesta nei casi semplici, 10 in quelli complessi.^[8]

La stessa delibera fissa il passaggio tra le 6:00 e le 9:00 del mattino.^[8] Così il cambio avviene al mattino presto, non nel mezzo della giornata.

La delibera prevede anche un margine. Chi chiude un contratto può ancora trasferire il suo numero a un altro fornitore. Ha tempo "per almeno un mese dalla data della risoluzione".^[8] Conviene comunque chiedere la portabilità prima di disdire, così non rischi di perdere il numero.

EhiWeb scrive che i numeri storici restano gli stessi e che la sua portabilità richiede "circa tre giorni".^[2] Tra i primi 20 risultati, però, solo 4 parlano di come tenere il numero. Nessuno cita le regole dell’AGCOM sulla portabilità. Chiedi al nuovo fornitore chi avvia la richiesta e in che data avverrà il passaggio.

Quando nessuno risponde, il centralino virtuale fa una di tre cose: inoltra la chiamata, la mette in segreteria o la registra tra le chiamate perse. Dipende dalle regole che hai impostato. 3CX, per esempio, permette di mandare tutte le chiamate in segreteria quando il tuo stato è "Non disturbare".^[1]

Il problema è chi riceve la chiamata inoltrata. In un negozio piccolo l’inoltro può portare a un solo cellulare: quello del titolare. Una titolare, nella community Shopify in italiano, chiedeva di togliere il suo numero dal sito.

La segreteria con l’invio per email è comoda: trovi il messaggio nella posta.^[2] Però il cliente aspetta, e tu devi richiamarlo. Lo stesso vale per l’elenco delle chiamate perse: ti dice chi ha chiamato, ma non risponde al posto tuo.

Quindi la vera scelta non riguarda il centralino, ma chi risponde quando tu non puoi.

• Un collega. Il centralino fa squillare il suo interno o il suo cellulare, ma solo negli orari in cui c’è.
• Un servizio esterno. Una persona risponde a nome del negozio. Deve però avere accesso agli ordini, o può solo prendere un messaggio.
• Un agente AI. Risponde a ogni ora. Per dire a che punto è un ordine deve leggere i dati del negozio.

Per rispondere al telefono di un negozio online servono i dati del negozio. Pensa alle domande che un cliente può fare: lo stato di un ordine, un prodotto disponibile, i tempi di consegna, un reso. Per ognuna devi aprire l’ordine, il catalogo o le tue condizioni.

Al telefono si può anche vendere. Su un negozio Shopify, la pagina prodotto invita i clienti a ordinare al telefono.

In WooCommerce ogni ordine ha uno stato. La documentazione ufficiale per gli sviluppatori ne elenca otto. Tra gli stati ci sono pending (in attesa di pagamento), processing (in lavorazione) e completed (completato).^[11] Chi risponde al telefono deve leggere quello stato mentre il cliente è in linea.

Con un centralino virtuale, quella persona sei tu o un collega, con il pannello di WooCommerce aperto. Nei primi 20 risultati di Google in Italia per questa ricerca manca WooCommerce: nessuno lo nomina. Solo 2 parlano di ecommerce, e uno lo nomina soltanto in un titolo, senza testo sotto.

Da solo, un centralino virtuale non legge gli ordini WooCommerce. Lo smistamento si basa su orari, interni e scelte nel menu, non sui dati del negozio. Per arrivare all’ordine serve un’integrazione tra il centralino e il negozio.

Alcuni fornitori prevedono collegamenti con altri software. Dei primi 20 risultati, 11 parlano di un collegamento con un CRM. Un solo risultato, una pagina di Ezdirect, dice che il centralino AI può dialogare con siti di ecommerce.^[6] Yeastar produce centralini venduti anche in Italia. Il suo receptionist AI, che risponde al posto di una persona, si può collegare a sistemi esterni con strumenti personalizzati.^[12]

WooCommerce ha le API REST, con cui un altro software può leggere un ordine e il suo stato.^[11] L’accesso esiste, quindi. Ma nessuna delle 20 pagine che ho letto descrive un collegamento pronto con WooCommerce.

Chiedi se il centralino legge l’ordine WooCommerce durante la chiamata, o solo dopo. Chiedi chi costruisce il collegamento, chi lo aggiorna e quanto costa. Se ti dicono che il collegamento avviene tramite un CRM, chiedi quale CRM e se legge gli ordini del negozio.

Un receptionist AI è un’intelligenza artificiale che risponde alle chiamate al posto di una persona. Nel centralino virtuale è un modulo in più. Dei primi 20 risultati, 5 parlano di intelligenza artificiale.

MyCentralino vende il suo receptionist AI da €34 ogni 30 giorni, IVA esclusa. Per usarlo serve il centralino in cloud di MyCentralino. Il fornitore scrive: "Risponde in linguaggio naturale, qualifica le richieste, prenota appuntamenti e trasferisce ogni chiamata alla persona giusta".^[5]

Il centro assistenza di Yeastar spiega nel dettaglio come funziona il suo receptionist AI. Risponde attingendo a una base di conoscenza: FAQ, documenti sui prodotti e guide che carichi tu. Yeastar consiglia di rivederla regolarmente per tenerla precisa.^[12] Il receptionist può anche raccogliere dati come il numero d’ordine e passarli alla persona che prende la chiamata. Ogni receptionist regge fino a 10 chiamate nello stesso momento, e puoi scegliere il modello di AI che usa.^[12]

Per un negozio conta cosa sa il receptionist. Una base di conoscenza contiene le condizioni di reso, ma non dice a che punto è l’ordine di chi chiama. Per saperlo, qualcuno deve collegare il receptionist al negozio con gli strumenti personalizzati che Yeastar prevede.^[12] Su Yeastar il servizio parte con 60 minuti gratuiti, poi si acquistano pacchetti come quello da 200 minuti al mese.^[12]

Sì, chi fornisce l’AI deve fare in modo che il cliente lo sappia, salvo quando è evidente. Il paragrafo 1 dell’articolo 50 del regolamento europeo sull’intelligenza artificiale riguarda i fornitori. Chiede che le persone "siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA".^[13] La regola si applica dal 2 agosto 2026. Chiedi al fornitore come si presenta il suo receptionist all’inizio della chiamata.

La scelta tra centralino virtuale, receptionist AI e agente gestito dipende da chi vuoi che risponda. Ci sono tre strade, e la prima può bastare.

Va bene se c’è quasi sempre qualcuno che risponde: tu o il tuo team. Il centralino porta le chiamate al cellulare giusto, e la segreteria raccoglie il resto. Su OpenVOIP il profilo con inoltro e segreteria costa €6 al mese, quello che aggiunge gli orari €17. Ogni risposta, però, resta a te e al tuo team.

Va bene se le domande ricorrenti hanno una risposta fissa, come gli orari o le condizioni di reso. Alcuni fornitori, come MyCentralino, configurano il receptionist insieme a te.^[5] Poi gli aggiornamenti della base di conoscenza restano a te. Per lo stato degli ordini serve un collegamento che qualcuno deve costruire.

È la strada che vendo io, quindi tienine conto. Il nostro centralino AI risponde al telefono del negozio leggendo in tempo reale catalogo e ordini WooCommerce. Tieni il tuo numero: lo colleghiamo con l’inoltro delle chiamate o trasferendolo da noi. All’inizio di ogni chiamata, l’agente si presenta come AI. Quando serve una persona, trasferisce la chiamata in diretta al tuo telefono. Su tutto ciò che riguarda i soldi decide una persona. Configuriamo e gestiamo noi il centralino AI, come gli altri nostri agenti AI per l’ecommerce WordPress.